Come realizzare un evento multilingua

Se stai organizzando un evento (corso, conferenza, convegno etc..), il tuo obiettivo è probabilmente quello di ottenere la maggiore diffusione possibile, per questo sarebbe cosa furba da parte tua realizzarlo anche in altre lingue.

Un evento multilingua ti permetterà non solo di accrescere il valore dell’offerta, coinvolgendo oltre ai relatori italiani anche professionalità internazionali, ma anche di avere una visibilità infinitamente più alta rispetto al solo target italiano.

Alla fine il grosso lo hai già fatto in fase di organizzazione e rendere multilingua il tuo evento è più semplice di quanto pensi, a patto di fare attenzione a certi aspetti.

Come pianificare un evento multilingua

Perché un evento multilingua abbia successo tutti i relatori che intervengono devono essere tradotti simultaneamente nella altre lingue (italiano, inglese, tedesco, etc..).

Per ottenere un risultato di questo tipo bisogna affidarsi ad un service esterno in grado di fornire tutta l’attrezzatura e strumentazione necessaria, dalle speciali cabine insonorizzate dove si troveranno i traduttori, ad una serie di cuffiette che collegate all’impianto permetteranno a chiunque di ascoltare gli interventi tradotti.

In questo tipo di eventi i traduttori hanno un ruolo fondamentale, ti consiglio di puntare a professionalità che garantiscono una certa esperienza nel settore specifico del tuo evento.

Non prendere neppure in considerazione amici di amici, o parenti senza esperienza spinto dall’illusione di risparmiare, tradurre simultaneamente non è semplice soprattutto se si tratta di contenuti di un certo livello dove bisogna conoscere il giusto termine tecnico da utilizzare.

Per evitare problemi è comunque sempre meglio inviare un paio di giorni prima le slide con gli interventi dei relatori, in modo da portare a conoscenza dei traduttori eventuali termini tecnici che potrebbero creare problemi in fase di traduzione.

Prendere sottogamba la scelta dei traduttori può influire notevolmente sulla qualità dell’evento, se hai mai provato ad utilizzare Google translate per tradurre frasi complesse ti sarai probabilmente reso conto che le traduzioni non hanno ne capo ne coda, questo è il risultato che otterrai se non scegli la professionalità.

Puoi contattare agenzie o freelancer chiedendo esplicitamente traduttori specializzati in questo tipo di situazioni, solo in questo modo andrai sul sicuro.

Il risultato che otterrai sarà questo: in sala si sentirà l’audio nella lingua adoperata dal relatore, mentre in apposite cuffie consegnate ai partecipanti, si sentirà la traduzione nella lingua scelta.

Ti consiglio di distribuire le cuffiette indispensabili per ascoltare la traduzione in lingua a coloro che sono interessati nella fase di ricevimento o accreditamento, facendoti consegnare un documento che restituirai a fine evento. Ho assistito ad eventi dove l’organizzatore ha dovuto rimborsare il service per le cuffiette mancanti rimettendoci un sacco di soldi (non dire che non ti avevo avvisato).

Controlla e ricontrolla, non trascurare nulla

Perchè il tuo evento multilingua si svolga senza problemi devi avere tutto sotto controllo.

Concorda con la location che ospita l’evento il montaggio di tutto l’occorrente almeno il giorno prima dell’evento, in modo da installare e collaudare tutto l’apparato per le traduzioni simultanee.

Fai sempre fare dai tecnici un controllo generale per evitare che l’audio delle cuffie e quello in sala possa essere sporcato da eventuali rumori di sottofondo e brusii vari.

Dopo che i tecnici hanno controllato il corretto funzionamento, fai comunque fare ad un responsabile una prova generale la sera prima dell’inizio dell’evento, se qualcosa non dovesse funzionare hai ancora tempo per rimediare.

Non fidarti mai totalmente dei service, anche se ti garantiscono la qualità non ti garantiscono mai la tempestività, per cui il tuo evento potrebbe incominciare qualche ora dopo 🙂

Nel caso in cui fosse prevista una diretta streaming dell’evento, avvisa i tecnici audio di predisporre, oltre alla registrazione, anche delle uscite audio in lingua riservate esclusivamente allo streaming.

A questo punto potrai realizzare anche dei collegamenti con eventuali relatori dall’altra parte del mondo, magari utilizzando skype o un’altra piattaforma, ricordati però di programmare l’intervento in base al fuso orario.

Se vuoi evitare incomprensioni e malintesi metti in contatto il service della traduzione con il service audio o video della sala (già farsi intendere con un service è cosa complessa, figuriamoci con due o tre :-))

Presa conoscenza di questi aspetti organizzativi parliamo dei vantaggi, uno dei principali è sicuramente quello di ottenere una maggiore visibilità portando il tuo evento fuori dall’Italia, questo puoi farlo attraverso una diretta streaming o vendendo le registrazioni video a clienti di tutto il mondo.

Assicurati quindi che il service ti fornisca le registrazioni dell’intero evento in tutte le lingue, consegnandoti un file audio in vari formati standard che potrai utilizzare nei differenti canali di diffusione (sito web, DVD, etc…).

Non dimenticare la traduzione in lingua anche di tutte le eventuali slide o materiale ad esso connesso.

Se stai facendo un evento multilingua avrai bisogno inoltre di alcuni video promo per fare promozione al tuo evento in fase di vendita, assicurati quindi che vengano realizzate le registrazioni anche di questi video, altrimenti ti tocca fare il lavoro due volte.