Come abbiamo aiutato un'azienda internazionale a ridurre del 90% i costi di un convegno aziendale

Stai organizzando un convegno aziendale per l’aggiornamento dei dipendenti di una grande azienda internazionale, stai cercando una location, scegliendo l’hotel e prenotando i voli, insomma curando tutto nei minimi dettagli.

Pur avendo fatto le cose per tempo non hai ancora trovato una location che possa accogliere un alto numero di dipendenti; a questo si aggiunge la difficoltà evidente di spostare tante persone, con conseguente blocco dell’attività produttiva per il periodo del convegno.

Una situazione comune a molte aziende internazionali che partono dall’idea di un convegno aziendale e finiscono per organizzare veri e propri eventi di “massa”, senza sapere che esiste una soluzione molto più funzionale.

Quale? Te lo spiegherò con un esempio pratico.

Da una chiacchierata tra amici nascono le migliori idee…

La scorsa primavera ho incontrato Michele, un amico manager di una importante azienda software house internazionale. L’azienda sviluppa e vende software in tutto il mondo, con sedi in oltre 10 paesi e circa 4000 dipendenti.

Tra un bicchiere e l’altro mi ha spiegato che la sua azienda stava organizzando un convegno di aggiornamento rivolto a tutti i dipendenti. L’evento si sarebbe dovuto svolgere in estate, ma non erano però ancora riusciti a trovare una location per un numero così alto di persone, senza considerare la complessità di dover gestire il trasferimento di tante persone.

Dopo una buona mezz’ora in cui ho ascoltato senza intervenire, gli ho spiegato che se avesse fatto un Live Streaming Video avrebbe risolto gran parte dei suoi problemi, senza contare all’evidente risparmio economico che non era certo da buttar via :).

Raccontandogli la mia attività con Stravideo mi son reso conto che le sue conoscenze di quello che è un Live Streaming Video erano piene di preconcetti, ed era per questo motivo che non aveva preso in considerazione questa strada. Dal suo punto di vista si immaginava una trasmissione video banale, con le slide che venivano mandate online e poco altro. Non certo quello che si aspettava una multinazionale.

Dopo avergli spiegato nel dettaglio cosa realmente faccio con Stravideo, l’idea gli è piaciuta ed ha iniziato a pensare concretamente di far spostare solo i manager, riducendo il pubblico in sala da 4000 a 600. Dall’idea alla definizione del progetto non è passato molto ed è così che abbiamo stabilito come avremmo messo in atto questo evento.

Per valorizzare l’evento gli organizzatori hanno scelto una location prestigiosa, uno spazio convegni a Milano, all’interno dell’area Expo 2015.

Qui di seguito spiegherò in che modo abbiamo realizzato una diretta streaming di un evento di questa portata, quali problematiche abbiamo dovuto risolvere e quali risultati abbiamo ottenuto.

Gli obiettivi che volevamo raggiungere

Il primo passo è stato valutare quali erano gli obiettivi effettivi della software house. Il convegno aziendale aveva lo scopo di aggiornare tutti i dipendenti sull’andamento dell’azienda e le prospettive di crescita future. La volontà di riunire tutti i dipendenti seguiva una logica del maggiore coinvolgimento possibile in un progetto comune.

Perché il Live Streaming potesse realmente soddisfare queste aspettative doveva garantire:

• Una visione fluida del video ed in qualità HD ovunque
• Accesso simultaneo di oltre 4000 persone in 10 paesi nel mondo
• Trasmissione live di tutti i momenti salienti dell’evento, in sala e sul palco

Ognuno di questi aspetti necessitava un’attenzione particolare.

L’affidabilità della connessione fuori dall’Italia

Quando si organizza un Live Streaming Video che supera i confini dell’Italia bisogna fare attenzione, perché per ottenere una trasmissione fluida ovunque occorre essere certi dei partner che si scelgono.

Se l’evento è realizzato in Italia per l’Italia difficilmente riscontriamo delle problematiche nel connettere tante persone. Se invece deve essere trasmesso in diverse parti nel mondo è indispensabile affidarsi a dei carrier con tanta esperienza e che ti garantiscono determinate performance.

Stravideo collabora con partner di alto livello in questo settore, grazie ai quali abbiamo potuto assicurare una trasmissione live simultanea in tutti i 10 paesi, con un ritardo massimo di 1-2 secondi.

Come abbiamo portato lo spettatore dentro l’evento

Come accennato in precedenza, nel parlare con Michele è venuto alla luce un dubbio che riscontro abitualmente quando parlo con i miei clienti, vale a dire che il Live Streaming Video possa risultare un prodotto freddo, troppo distante rispetto agli obiettivi aziendali.

Quello che differenzia Stravideo dai comuni servizi di Live Streaming è di “raccontare” l’evento in tutto i suoi aspetti, non solo quello che accade sul palco, ma anche quello che succede tra il pubblico in sala, come partecipa e vive l’evento.

Quello che facciamo è far vivere allo spettatore online le stesse emozioni di chi si trova di persona all’evento. Per ottenere questo risultato nel convegno della software house abbiamo messo in campo un sistema composto da tre telecamere, una dedicata al relatore, una puntata sul palco ed una terza sul pubblico in sala.

Tutti i flussi video sono stati coordinati in tempo reale attraverso una regia video che ha permesso di mostrare l’evento in tutte le sue sfaccettature, portando lo spettatore ad immedesimarsi in quello che stava accadendo, anche come semplice scambio di battute tra colleghi.

Il tutto mettendo sempre in primo piano il normale svolgimento del convegno che prevedeva interventi in lingua inglese, con slide, grafici, animazioni video, che abbiamo trasmesso in tempo reale in HD. Ci siamo coordinati con il service audio ed i tecnici delle luci perché tutto procedesse senza intoppi, stacchetti, pause, slide proiettate.

Con buoni ingredienti puoi fare buone ricette

Per realizzare questo Live streaming Video non siamo partiti dal semplice aspetto tecnico, ma ci siamo concentrati maggiormente sul quello che gli utenti vedevano da casa, era molto importante farli sentire coinvolti, realizzando un vero e proprio show.

L’evento ha avuto inizio alle 13 e si è concluso alle 18:00, in 5 ore di diretta Live Streaming Video abbiamo raggiunto oltre 4000 persone connesse simultaneamente in 10 paesi del mondo.

Il grafico di seguito mostra gli utenti connessi durante il Live Streaming Video.

Come puoi vedere ci sono stati dei picchi di ascolto che corrispondono a determinati interventi. Con questa occasione l’azienda ha potuto capire da subito l’interesse che c’era su un argomento rispetto ad un altro.