Come scegliere la location perfetta per il tuo evento

Vuoi conoscere come scegliere la location perfetta per il tuo evento? L’errore più grave che puoi fare è sceglierne una non in grado di soddisfare realmente le tue esigenze formative oltre che quelle del tuo pubblico.

Quando si sceglie una location per un corso formativo, per un convegno o un seminario sono infatti diversi gli aspetti che devono essere presi in considerazione. Pensa per esempio al disagio di una location che non garantisca una connessione wi-fi ottimale, oppure ancora che sia praticamente irraggiungibile dai servizi pubblici, errori banali che possono causare però danni irreparabili alla tua credibilità.

Evita come la peste l’improvvisazione, trasformare vecchie chiese sconsacrate o enormi garage in fantasiose aule per il tuo corso non è creatività ma è pazzia. Ciò di cui hai bisogno è un ambiente comodo e pratico per i partecipanti, già utilizzato per gli stessi tuoi scopi e dotato di tutto il necessario che ti occorre.

Ho già affrontato questo argomento in un precedente articolo, oggi voglio spiegarti quali sono i servizi fondamentali che una location deve avere per realizzare un evento perfetto da ogni punti di vista.

Come scegliere la location perfetta per il tuo evento formativo: 7 servizi fondamentali

Una connessione internet accessibile a tutti

La diffusione dei dispositivi mobile, smartphone, tablet rende indispensabile avere una connessione internet a portata di mano, levati dalla testa di farla pagare :-). Assicurati quindi che la struttura sia dotata di connessione wi-fi e fai fare delle verifiche sul numero di connessioni simultanee, il fatto che funzioni non vuol dire che possa sopportare un certo numero di dispositivi contemporaneamente connessi. Verifica la velocità, molte strutture hanno vecchie connessioni che non raggiungono i 2 mega in download.

Tutto il necessario per un audio perfetto

Avere un buon audio è determinante, verifica che ci sia un impianto di amplificazione con almeno un mixer audio, una coppia di microfoni a filo sul tavolo dei relatori ed uno radio microfono senza fili in caso siano previsti interventi del pubblico. Controlla che la diffusione del sonoro sia uniforme in tutto l’ambiente. Ricorda inoltre di farti dare le pile del radio microfono e di averne sempre un paio di scorta.

Un buon proiettore per dare valore ai tuoi contenuti

Un corso o un seminario senza immagini è da suicidio, per questo devi assicurati che il proiettore fornito sia uno dell’ultima generazione con una buona luminosità in proiezione. Controlla che le proiezioni sul pannello si vedano bene da qualunque posizione della sala anche con il pubblico presente. Verifica il tipo di connessione o gli spinotti per evitare problemi con i vari computer (pc o mac) dei relatori. Controlla che ci sia la predisposizione per l’audio che collega il computer del relatore con l’impianto della sala.

Registrazione video dell’evento

Se intendi registrare l’evento diffida delle piccole telecamerine fisse proposte della varie strutture, a meno che non riesci a far verificare la loro qualità da un professionista. Tieni conto che anche telecamere di buona qualità fanno registrazioni pessime a causa di varie conversioni che la struttura deve fare per motivi di gestione dei segnali audio/video. Sempre meglio utilizzare un Service esterno indipendente che si occupi solo di questo aspetto.

I requisiti minimi per trasmettere in live streaming

Se la tua intenzione è quella di trasmettere l’intero evento tramite live streaming sul web allora devi assicurarti che la struttura abbia una connessione con almeno un paio di mega in upload, eviterai di far vedere ai tuoi utenti on-line un evento a singhiozzo. Devi sapere che in caso di assenza di segnale non devi per forza rinunciare alla trasmissione, esistono infatti dei sistemi satellitari come quelli che utilizziamo noi che consento di trasmettere praticamente dovunque.

Luci di sala indipendenti

Questa è la vera nota dolente di ogni struttura e visto la complessità dovresti assicurati che le luci siano gestite in maniera indipendente in base alle varie zone della sala: quelle del pannello del proiettore per evitare la luce “oscuri” la proiezione, quelle del relatore che non può essere al buio soprattutto quando si realizzano riprese video.

Il servizio di accoglienza

Le esigenze di chi partecipa ad un corso o un seminario possono essere tante, prima fra tutte quella di ricaricare i tanti dispositivi che si portano dietro. Fai quindi disporre in giro per la sala delle prese di corrente per permettere ai partecipanti di ricaricare senza difficoltà telefoni, pc e tablet.

La location dovrà inoltre essere facilmente raggiungibile sia da chi si muove con i mezzi propri sia da chi lo fa con i mezzi pubblici. Molto meglio quindi una location vicino ad una stazione ferroviaria e comunque con un parcheggio per essere raggiunta comodamente da tutti.

Fai predisporre un tavolo per l’accettazione degli utenti che parteciperanno in modo da dare loro tutte le informazioni di cui possono aver bisogno per vivere quest’esperienza al meglio.

Inserisci dei cartelli che indichino chiaramente la sala esatta dell’evento con orari e logo. Mi è capitato di assistere ad alcuni eventi dove i vari utenti invitati vagano da una sala all’altra prima di trovare quella giusta, soprattutto se in quella giornata ci sono più eventi in programma.

Predisponi delle zone per almeno una pausa caffè indispensabile per fare networking tra i partecipanti.

Tutti questi aspetti possono sembrare banali ma ti assicuro che si riveleranno indispensabili nel corso della giornata dell’evento, eviterai di avere brutte sorprese e spiacevoli inconvenienti.