Come stabilire e ottimizzare il budget per la produzione video di un evento ibrido (o phygital)

Stai per organizzare un evento e non sai esattamente quanto budget allocare per la produzione video, audio e lo streaming?

In questo articolo troverai informazioni utili che ti aiuteranno a colmare questa lacuna, ma partiamo dall’inizio…

Il più grande nemico degli eventi ibridi (o phygital) sono gli improvvisati. Persone che magari hanno già partecipato a tanti eventi come semplici spettatori e che credono sia facile realizzare una produzione video.

Niente di nuovo. In moltissimi ambiti lavorativi la situazione è sempre la stessa e gli improvvisati non mancano mai. Abbi cura di evitarli e cerca di diventare competente, non sulla produzione video in generale (in fondo non devi diventare un tecnico), ma cerca di crearti una conoscenza generale dell’argomento che ti metta nelle condizioni di poter lavorare con il service video che si occuperà dell’evento.

Nelle prossime righe trovi il processo step-by-step completo che noi di Stravideo portiamo avanti con i nostri clienti per stabilire e ottimizzare il loro budget (a questo link trovi un pdf che puoi scaricare per completare questo lavoro).

Identifica le risorse (economiche, di tempo, di competenze) che hai a disposizione

È sempre bene iniziare un progetto facendo il punto delle risorse che l’attività ha messo a disposizione per l’evento.

Non si tratta solamente di definire il budget dell’intero evento e la percentuale riservata alla produzione video, ma di elencare anche le risorse, in termini di tempo e di competenze che abbiamo a disposizione.

In ottica di business, quando manca una di queste risorse puoi sopperire con le altre.

Definire quindi “quali risorse” hai e in “che quantità” è quindi fondamentale per iniziare.

Oltre a questo ipotizza quanto ricaverai dall’evento, sia in termine di vendite dei biglietti, sia per quanto riguarda la vendita degli spazi per gli sponsor o altre strategie di monetizzazione. È importante avere anche questi numeri sottomano, perché potrai modificarli e giocarci per cambiare il budget finale disponibile per la produzione video.

Fai un elenco di quello che ti piacerebbe avere all’interno della produzione video

Arrivati a questo punto è il momento di elencare, una ad una, tutte le attività che vorresti realizzare con la produzione video.

Molti si limitano a definire il minimo sindacabile, optando per una semplice soluzione all-in-one, ovvero: un operatore con una telecamera che si occupa anche di trasmettere in streaming.

Il nostro consiglio è invece di cercare fin da subito di creare il miglior evento possibile, pensando solo successivamente a togliere il superfluo per rientrare nel budget (in questo articolo ti spiegheremo anche come stabilire delle priorità).

L’unico accorgimento da seguire in questa fase consiste nell’avere bene chiaro in mente a che cosa serve ogni singola attività.

Per aiutarti in questa fase abbiamo deciso di elencare tutte le attività che potresti svolgere all’interno della produzione video, assieme ad una spiegazione che ti renderà consapevole del risultato che potrai ottenere.

Riprese

Se al tuo evento o corso non stai facendo le riprese hai un grosso problema, di cui forse non sei ancora del tutto consapevole. Grazie alle riprese puoi infatti monetizzare il tuo evento con grande facilità, ad esempio vendendo le registrazioni dell’evento o la possibilità di accedervi da remoto, tramite la diretta streaming.

Le riprese rappresentano semplicemente uno dei due must-have di cui non potrai mai fare a meno.

Gestione dei contenuti

Raramente vedrai un evento o corso di formazione dove i relatori parlano sul palco senza alcun supporto media. Al contrario, sempre più spesso vediamo eventi dove contenuti come slide, video e musica fanno da accompagnamento agli speaker, accrescendo il valore dell’evento.

È importante capire fin dall’inizio quali contenuti dovrai gestire, perché potrebbe essere necessario usare della strumentazione hardware o software per farli funzionare correttamente. Ecco una lista dei contenuti più utilizzati durante i nostri eventi:

• Slide – Le slide sono il contenuto più conosciuto e utilizzato durante gli eventi. A meno che tu non faccia un evento con una scenografia di sfondo e un relatore che parla, avrai bisogno delle slide.
• Video di presentazione – Hai creato dei video demo che mettono in evidenza la tua attività? Oppure vuoi far vedere la presentazione di un tuo nuovo servizio? In tutti questi casi, e in molti altri ancora, avrai bisogno di trasmettere un video da far vedere ai tuoi spettatori.
• Condivisione schermo – Se il tuo corso prevede dei momenti di esercizi pratici, magari all’interno di un software, di un tool o su una piattaforma online come un gestionale, avrai bisogno che tutti gli spettatori abbiamo la possibilità di vedere quello che fai.
• Musica – Qui non parliamo di mandare un video musicale, ma di utilizzare delle tracce audio per esaltare alcuni momenti dell’evento. Ad esempio potresti avere uno stacchetto audio per ogni singolo relatore chiamato sul palco; oppure avere più stacchetti audio per i vari momenti dell’evento, come ad esempio la sigla di inizio evento, le pause relax e il gran finale.

Per gestire tutti questi contenuti può essere sufficiente un semplice proiettore e delle casse, spesso dati in dotazione assieme alla location, ma se vuoi trasmettere il tuo evento in streaming avrai bisogno di una serie di attrezzature – come mixer video e audio – e di professionisti che le sappiano usare bene.

Il alternativa al proiettore in sala, puoi utilizzare un maxischermo ledwall personalizzabile in altezza e larghezza per avere il massimo impatto possibile sui partecipanti al tuo evento.

Nota bene: non puoi limitarti a registrare con la telecamere le slide che vengono trasmesse dal proiettore, perché gli spettatori connessi da remoto non vedrebbero niente. Lo stesso discorso vale per audio e musica: non puoi limitarti a trasmettere l’audio ambientale, con tanto di musica, registrato dalla telecamera, perché la resa finale per lo spettatore connesso da casa sarebbe penosa.

Regia e coordinamento

Iniziamo a parlare di regia quando, all’interno di un evento, entrano in gioco più telecamere (o una singola telecamera e delle slide quando parliamo di streaming).

In sostanza entra in gioco la regia e il coordinamento ogni volta che dobbiamo decidere:

• Il ritmo dell’evento, il cambio di inquadrature, il montaggio delle registrazioni.
• Che cosa mandare in streaming e come comporre la schermata di visualizzazione dell’utente connesso da casa.

Anche in questo caso le possibilità sono infinite, mixando le immagini di più telecamere, aggiungendo le slide o le grafiche, così come gli effetti video (se vuoi capire visivamente di che cosa stiamo parlando dai un occhio ai casi di successo nel nostro portfolio).

Il punto è che, appena l’evento diventa più complesso di un semplice operatore con la telecamera, non potrai fare a meno della regia e del coordinamento video.

Video teaser

Il video teaser è un video che racconta l’evento in massimo 2 minuti. Viene creato a partire da tutte le riprese realizzate nel giorno dell’evento, ma non è qualcosa che si può fare a posteriori, mettendo insieme il materiale che ci troviamo fra le mani.

Al contrario, il video teaser è un’attività che richiede una fase di progettazione iniziale, in cui un tecnico delle riprese collezionerà alcune inquadrature chiave durante l’evento, già nell’ottica di utilizzarle per creare il video teaser.

Il video teaser è indispensabile se stiamo creando un evento ricorrente che si ripeterà negli anni a venire (come una fiera annuale, od un summit semestrale); ma anche se vogliamo creare un contenuto di marketing che ci permetterà di mostrare il grande evento che abbiamo realizzato, anche utilizzabile per vendere meglio le registrazioni dell’evento stesso.

Interviste ai relatori

Esattamente come il video teaser, anche le interviste ai relatori vengono create con l’idea di realizzare un contenuto di marketing da sfruttare nei propri canali di vendita.

Diversamente dal video teaser però, le interviste ai relatori sfruttano la fama degli speaker coinvolti per raccontare l’evento.

Mentre se in un video teaser tutto l’evento viene racchiuso in 2 minuti, con le video interviste ai relatori hai la possibilità di focalizzarti sulla singola persona per fargli raccontare tutta la magia dell’evento.

Solitamente le interviste ai relatori vengono realizzate assieme al video teaser, dunque è buona regola chiederle assieme, salvo casi particolari.

Gestione audio

Nel momento in cui hai bisogno di utilizzare dei microfoni (questo accade nel 99% dei casi) hai bisogno di qualcuno che si occupi della gestione dell’audio.

La buona notizia è che molte location offrono di base un impianto audio minimale, costituito da uno o due microfoni, un mixer audio e un tecnico.

La brutta notizia è che spesso questa offerta di base non è all’altezza dell’evento che vorrai realizzare. Potresti infatti decidere di avere a disposizione tutta una serie di attrezzature aggiuntive:

• Microfoni aggiuntivi – Se hai tanti relatori avrai bisogno di tanti microfoni, ma soprattutto di un microfonista da affiancare al fonico. Si tratta di una persone che si occupa esclusivamente di mettere e togliere i microfoni ai relatori.
• Microfoni ad archetto – Posizionati direttamente sul volto del relatore, sono praticamente invisibili, lasciano libere le mani del relatore dall’obbligo di tenere un microfono in mano, ed offrono una migliore resa audio (dato che vengono posizionati inizialmente nella posizione migliore e non possono essere allontanati dal volto).
• Microfono “da lancio” – Ideale soprattutto per gli eventi con un pubblico più giovane, facilità il passaggio del microfono fra gli spettatori e, di fatto, rende superflua la presenza di una o più persone che girano la sala per dare il microfono a chi vuole parlare.

Impianto di amplificazione

Molte location offrono un impianto di amplificazione base, ma anche in questo caso troverai una soluzione economica con dei grossi limiti.

Il problema più grande è rappresentato dall’utilizzo dell’audio ambientale all’interno di un evento che dura più giorni o che è realizzato all’interno di una grossa sala. In questo casi infatti il volume deve essere tenuto alto per raggiungere tutti i partecipanti, con l’inconveniente che dopo qualche ora sarà venuto il mal di testa a tutti i presenti in sala!

Per evitare questo inconveniente è possibile selezionare delle casse a più bassa frequenza, all’interno dei punti strategici della sala.

Live Streaming Video

Una parte importante della produzione video consiste nella possibilità di trasmettere in streaming il proprio evento, moltiplicando il pubblico potenziale del proprio evento.

Pensa a tutte le persone che non possono spostarsi, o che hanno deciso di non venire al tuo evento perché i costi di vitto e alloggio pesano troppo. Realizzando un live streaming hai la possibilità di raggiungere tutte queste persone, trasformando un semplice “non posso, troppo lontano” in un “lo prendo di sicuro, è in streaming”.

Le varianti per stabilire il budget necessario ad uno streaming sono tante, ma sicuramente possiamo elencare quelle che incidono di più:

• Scelta della piattaforma – Esistono piattaforme gratuite, ma completamente inaffidabili, così come esistono piattaforme a pagamento, ma che ti danno la sicurezza che il tuo evento andrà bene. La buona notizia è che la scelta della piattaforma non spetta a te, ma al service streaming che si occuperà di gestire la diretta. Se non vuoi affidarti ad un’agenzia hai la possibilità di organizzare una live streaming amatoriale, ma i rischi connessi a questa scelta non mancano. In tal caso puoi visionare un elenco di piattaforme fra cui scegliere.
• Numero di utenti collegati da remoto – Tutte le piattaforme, o quasi, hanno dei limiti connessi al numero di utenti che possono collegarsi contemporaneamente. Più utenti sono collegati più aumenta il costo della piattaforma, spesso anche in maniera esponenziale. In questo caso prendi un piccolo accorgimento: tieniti largo con il numero di connessioni e, anche se hai venduto 300 biglietti streaming, acquista un numero maggiore di connessioni, per essere sicuro di soddisfare tutti gli utenti nel caso dovessero cambiare idea all’ultimo minuto.
• Collegamenti da remoto – Se i tuoi speaker non possono partecipare in presenza, se si tratta di personalità importanti che non vogliono perdere tempo con gli spostamenti, o semplicemente se vuoi raggiungere uno speaker di fama internazionale che vive in Australia, hai la possibilità di farlo collegare da remoto e trasmetterlo in sala grazie alla regia. Anche in questo caso avrai bisogno di un mixer video, ma valuta bene questa possibilità, perché ti permette di avere quella persona speciale in più che aumenta di parecchio il valore del tuo evento.

La buona notizia è che, mentre in presenza, ogni partecipante in più fa lievitare i costi (di catering, materiali, ecc), ogni utente in più in streaming attutisce il costo del servizio, spianandolo un costo fisso su più persone.

In pratica se ogni utente in sala per te rappresenta un costo, ogni utente in streaming rappresenta un margine di guadagno pieno.

Nota bene: trasmettere in streaming non significa trasmettere su Facebook o su Youtube. Ci sono soluzioni professionali che permettono funzioni avanzate come il controllo degli accessi, le statistiche di utilizzo e molto altro ancora.

Usa una matrice per prioritizzare le attività

Ora che hai finito di costruire il tuo evento perfetto, è arrivato il momento di fare i conti le reali risorse che hai a disposizione.

Se non hai limiti alle risorse che hai a disposizione le posizioni sono infinite: vieni a parlare del tuo evento con noi.

Se invece devi fare i conti con alcuni limiti, è buona regola iniziare a stabilire delle priorità utilizzando una matrice.

Costruisci una matrice (o scarica quella che trovi in questo pdf a questo link) con quattro quadranti:

• Necessario e Monetizzabile
• Necessario e Non monetizzabile
• Opzionale e Monetizzabile
• Opzionale e Non monetizzabile

Dopodiché colloca ogni attività che hai identificato nei passaggi precedenti in uno di questi quattro quadranti.

Fai attenzione in questa fase e ricorda che le riprese e il live streaming video sono, quasi sempre, attività fondamentali a cui difficilmente potrai rinunciare.

Fatto questo non ti rimane che allocare il tuo budget cercando di coprire prima le cose più importanti fino per poi passare a quelle meno importanti. Dai quindi una priorità diversa ad ognuno dei 4 quadranti, seguendo questo ordine:

1. Necessario e Monetizzabile
2. Necessario e Non monetizzabile
3. Opzionale e Monetizzabile
4. Opzionale e Non monetizzabile

Richiedi dei preventivi

Hai fissato un budget iniziale? Bene!

Hai stabilito quali sono le attività che hanno la priorità maggiore per il tuo evento? Ottimo!

A questo punto non ti rimane che chiedere dei preventivi e valutarli, tenendo sempre a portata di mano la matrice che hai creato.

In questo modo potrai confrontare i preventivi con cognizione di causa, individuando quello che risponde meglio alle esigenze del tuo evento.

Se non ti senti in grado di giudicare la bontà di un preventivo, magari perché non hai le competenze tecniche per decifrarlo, puoi sempre metterti in contatto con un nostro consulente e richiedere supporto.

Conclusione: se ti manca il budget, valuta di scalare il tuo evento

“Chi spende poco spende due volte”. Questo detto calza a pennello quando si parla del budget per il service video.

Spesso infatti l’obiettivo di molte attività è solamente quello di risparmiare e di spendere il meno possibile, senza mai pensare a delle opportunità che, anche se hanno un costo maggiore, permettono di generare delle entrate maggiori.

Qualche esempio?

• Realizza e vendi le registrazioni del tuo evento – Rinunciare alle registrazioni per risparmiare è una semplice follia. Considera invece questo semplice fatto: con la vendita di una manciata di registrazioni ti sei ripagato il costo di questa attività e, ogni registrazione aggiuntiva che venderai, ti porterà un’entrata netta, senza costi aggiuntivi.
• Realizza e vendi lo streaming del tuo evento – Se non realizzi uno streaming molte, moltissime, persone non verranno al tuo evento. L’Italia è grande e difficilmente le persone si sposteranno per tutta una serie di ragioni. Con lo streaming hai la possibilità di raggiungere queste persone, vendere il tuo biglietto anche a loro e aumentare le tue entrate, il tutto senza il bisogno di avere una grande location. Di fatto abbiamo realizzato eventi nel nostro studio di posa con migliaia di persone connesse, riducendo i costi della location al minimo, ma massimizzando il numero di persone connesse.
• Crea un evento nell’evento – Puoi realizzare una parte dell’evento in room dedicate, aumentando il valore di vendita del tuo corso. Ad esempio potresti predisporre una web room virtuale a cui accedono solo le persone che hanno acquistato il biglietto premium. In questo caso hai la possibilità di generare delle entrate aggiuntive utilizzando le attività che hai già pianificato.

Infine un ultimo consiglio: se stai organizzando il tuo primo evento non concentrarti solo nel riempire la sala, al contrario, organizzati per gestire una piccola sala, da riempire con un massimo di 50 persone e punta tutto sul live streaming. Questo ti permetterà di raggiungere l’obiettivo e massimizzare i guadagni.

Questo è tutto, spero che con questo articolo sia diventato più consapevole di come utilizzare il budget del tuo evento per quanto riguarda la produzione video.

Se hai altri dubbi non esitare a scriverci!